Na podstawie art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) udzielam odpowiedzi na pytania przesłane mailem z dniu 11.12.2014 r. dotyczące przetargu nieograniczonego na zadanie pn.: „Zakup energii elektrycznej dla Gminy Ksawerów oraz podległych obiektów i infrastruktury i jednostek organizacyjnych”

Pytania dotyczące treści SIWZ – Zestaw I

1.Czy Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną?

2. W załączniku do SIWZ – projekcie umowy § 6 ust. 5 proszę o zmianę: „Należności wynikające z faktur VAT będą płatne w terminie 30 dni od daty wystawienia faktury. Za dzień zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.”

3. Czy w przypadku braku otrzymania wskazań liczników dla taryfy G11 od Operatora Systemu Dystrybucyjnego w terminie Zamawiający dopuszcza możliwość wystawienia faktur szacunkowych ( korygowanych po otrzymaniu faktur rzeczywistych), w celu zapewnienia ciągłości przekazywania przez Zamawiającego środków finansowych przeznaczonych na zakup energii elektrycznej i uniknięcia skumulowania się znacznej kwoty za energię elektryczną na rzecz Sprzedawcy?

4. Jaki jest okres rozliczeniowy dla poszczególnych punktów poboru energii
(miesięczny, dwumiesięczny)?

5. Czy zamawiający ma świadomość, że ze względu na procedury obowiązujące sprzedawców energii elektrycznej dostawa nie rozpocznie się od 01.01.2015. Zgodnie z Instrukcją Ruchu i Eksploatacji Sieci Dystrybucyjnej Sprzedawca na 21 dni przed zmianą sprzedawcy musi zgłosić zmianę na platformie wymiany informacji (pomijając ewentualne okresy wypowiedzenia dotychczas obowiązujących Zamawiającego umów). W związku z tym żaden Sprzedawca nie ma możliwości rozpoczęcia świadczenia usługi od 01.01.2015.

6. Kto jest aktualnym sprzedawcą energii elektrycznej dla poszczególnych PPE?

7. Czy dla obiektów objętych postępowaniem procedura zmiany sprzedawcy energii elektrycznej przeprowadzona będzie po raz pierwszy czy jest to kolejna zmiana?

Odpowiedź Zamawiającego na pytania:

Ad.1. Zamawiającego dopuszcza możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną.

Ad.2. Zapis pozostaje bez zmian.

Ad.3. Zamawiający dopuszcza wystawianie faktur szacunkowych w sytuacjach i na zasadach opisanych w § 6 Załącznika nr 5 do SIWZ (wzór Umowy),

Ad.4. Okres rozliczeniowy poszczególnych punktów poboru energii jest następujący:

1. licznik 204868 (Nowa Gadka, ul. Ogrodników) - 6 miesięcy,
2. licznik 1221417 (UG, Ksawerów, ul Kościuszki 3h) - 1 miesiąc,
3. licznik 1171860 (Gimnazjum w Ksawerowie, ul. Zachodnia 33) - 1 miesiąc,
4. pozostałe liczniki w tym oświetlenie uliczne - 2 miesiące,

Ad.5. Zamawiający ma taką świadomość i SIWZ zawiera zapisy uwzględniające taką okoliczność.

Ad.6. Aktualnym sprzedawcą jest PGE Obrót S.A., co wyjaśnia Zał. nr 1 do SIWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

Ad.7. Procedura Zmiany sprzedawcy odbywa się po raz kolejny co zostało zapisane na str. 2 SIWZ Dział III.1.

Pytania dotyczące treści SIWZ – Zestaw II

1. Z uwagi na zbyt późne ogłoszenie przetargu wnosimy o przesunięcie terminu rozpoczęcia dostaw na dzień 01.02.2015 r. W tym miejscu wskazujemy, że czas niezbędny na pełne przeprowadzenie procedury przetargowej (zbyt późny termin składania ofert, dokonanie oceny i porównania ofert, ogłoszenie rozstrzygnięcia przetargu, możliwość podpisania umowy w ustawowym terminie, zebranie i przekazanie wszelkich potrzebnych danych i dokumentów, w końcu przygotowanie zgłoszeń i ich zaimportowanie na PWI OSD) uniemożliwi nam jak i innym Wykonawcom dochowanie terminu rozpoczęcia dostaw tj. 01.01.2015 r. Zamawiający nakłada obowiązek realizacji umowy sprzedaży energii elektrycznej od dnia 01.01.2015 r., biorąc pod uwagę 1 miesięczne terminy wypowiedzenia umów, stwierdzamy iż jest to termin niemożliwy do zrealizowania ze względu na szereg powyżej opisanych czynności i z uwagi na czas trwania procedury zmiany sprzedawcy, który określa OSD w swoim IRiESED i jest to 21 dni (zgłoszenie umowy do OSD musi nastąpić minimum 21 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia sprzedaży). Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności przeprowadzenie zmiany sprzedawcy w tak krótkim czasie jest niewykonalne dla żadnego Sprzedawcy. Bezwzględnie wnosimy o przesunięcie terminu rozpoczęcia dostaw na dzień 01.02.2015 r. oraz modyfikację terminów w SIWZ i projekcie umowy.

2. W nawiązaniu do wyjaśnień zawartych w pytaniu nr 1 wnosimy o wprowadzenie do par.9 ust. 1 oraz par. 11 ust. 3 umowy zwrotu „Rozpoczęcie sprzedaży nastąpi nie wcześniej niż po pozytywnie przeprowadzonym procesie zmiany sprzedawcy”. W tym miejscu wskazujemy, iż rozpoczęcie sprzedaży przez nowego Wykonawcę może nastąpić dopiero w momencie gdy Państwa Operator przyjmie zgłoszenie zmiany sprzedawcy. Najczęściej zgłoszenia zmiany sprzedawcy musi nastąpić minimum 21 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia sprzedaży (terminy określone w IRIESD Operatorów). Należy pamiętać, iż do skutecznego dokonania zmiany sprzedawcy energii elektrycznej zgodnie z dyspozycją art. 4j ustawy Prawo energetyczne potrzebne jest dokonanie następujących czynności:

   - wypowiedzenia dotychczasowych umów (umowa kompleksowa albo umowa sprzedaży),

   - zawarcie umowy sprzedaży energii elektrycznej z nowym sprzedawcą,

   - zawarcie umowy o świadczenie usługi dystrybucyjnej energii elektrycznej z lokalnym OSD,

   - dostosowanie układów pomiarowo – rozliczeniowych,

   - zgłoszenie do lokalnego OSD wniosku o dokonaniu zmiany sprzedawcy energii.

   3. Czy Zamawiający udzieli na pisemny wniosek Wykonawcy w dniu otwarcia ofert informacji z tego procesu, Wykonawcom, którzy nie byli obecni na otwarciu?

   4. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną?

    

    

   Odpowiedź Zamawiającego na pytania:

   Ad.1. Termin pozostaje bez zmian - Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu rozpoczęcia sprzedaży co jest zawarte w treści SIWZ oraz we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ. Umowa z nowym Sprzedawcą wejdzie w życie nie prędzej niż po skutecznym dopełnieniu wszystkich formalności związanych ze zmianą Sprzedawcy

   Ad.2. Zapisy pozostają bez zmian. Umowa z nowym Sprzedawcą wejdzie w życie nie prędzej niż po skutecznym dopełnieniu wszystkich formalności związanych ze zmianą Sprzedawcy.

   Ad.3. Tak, Zamawiający udzieli na pisemny wniosek Wykonawcy w dniu otwarcia ofert informacji z tego procesu, Wykonawcom, którzy nie byli obecni na otwarciu

   Ad.4. Tak, Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną.

   Pytania dotyczące treści SIWZ – Zestaw III

1. W załączniku nr 5 w §2 ust. 1 oraz w SIWZ ust. III. Z uwagi na terminy określone w art. 94 PZP oraz 4j ust. 6 ustawy Prawo energetyczne Wykonawca zwraca się z prośbą o zmianę terminu realizacji zamówienia od 01.02.2015 r. Wyjaśniamy, że  ze względu na procedury obowiązujące sprzedawców nie mamy możliwości zgłoszenia umowy sprzedaży do lokalnego Operatora Systemu Dystrybucyjnego z datą obowiązywania umowy od dnia 01.01.2015 r.

2. W załączniku nr 5 w §5 ust. 3. Z uwagi na możliwość zmiany w okresie obowiązywania umowy przepisów skutkujących zmianą Ustawy Prawo Energetyczne wraz z aktami wykonawczymi do ustawy skutkującymi wprowadzeniem dodatkowych obowiązków związanych z zakupem praw majątkowych lub certyfikatów Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację §5 ust. 3 do treści: „Ceny określone w ust. 1 ulegną zmianie wyłącznie w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT lub ustawowej zmianie opodatkowania energii elektrycznej podatkiem akcyzowym lub innych zmian ogólnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności zmiany prawo energetyczne lub aktów wykonawczych do tej ustawy wprowadzających dodatkowe obowiązki związane z zakupem praw majątkowych lub certyfikatów dotyczących efektywności energetycznej, o wartość wynikającą z tych zmian”. Prosimy o uwzględnienie powyższej zmiany w dalszych postanowieniach SIWZ.

3. W załączniku nr 5 w §8 ust. 3. Uprzejmie informujemy, że zgodnie z art. 6b ust. 2 Prawa Energetycznego Wykonawca wstrzymuje dostawę energii elektrycznej jeżeli Zamawiający zwleka z zapłatą za pobraną energię elektryczną co najmniej przez okres 30 dni po upływie terminu płatności. W obecnym brzmieniu w/w przepisu nie ma obowiązku powiadamiania na piśmie Zamawiającego o zamiarze wypowiedzenia umowy i wyznaczenia dodatkowego dwutygodniowego terminu do zapłaty zaległych i bieżących zaległości. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie zapisu o w/w informację zgodnie z treścią art. 6b ust. 2 ustawy Prawo energetyczne.

4. W załączniku nr 5 w §5 ust. 4 Wykonawca zwraca się z prośbą o wprowadzenie do ww. zapisu informacji, iż zwiększenie ilości punktów poboru energii może nastąpić jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w SIWZ i wycenione w ofercie Wykonawcy. Dodanie do zamówienia obiektów w innych grupach taryfowych wykracza poza przedmiot zamówienia określony przez Zamawiającego.

5. W załączniku nr 5 w §6 ust. 5 Uprzejmie informujemy, że Wykonawca nie jest w stanie określić w jakim terminie Zamawiający otrzyma fakturę VAT co może powodować komplikacje przy ustalaniu prawidłowego terminu płatności. Ponadto w świetle przepisów podatkowych określenie terminu płatności na liczbę dni liczoną od dnia otrzymania faktury nie pozwala ustalić prawidłowej daty powstania obowiązku podatkowego. Jednocześnie zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami w obrocie gospodarczym za dzień zapłaty uznaje się dzień, w którym środki pieniężne wpłyną na rachunek bankowy podmiotu, któremu należna jest zapłata. Sprawę tę reguluje art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U z 2011 r., nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z uprzejma prośbą o modyfikację przedmiotowego zapisu do treści : „Strony ustalają następujący sposób rozliczeń, w którym Wykonawca wystawia każdemu Odbiorcy/Płatnikowi wskazanemu w Załączniku nr 1 do SIWZ na koniec okresów rozliczeniowych faktury rozliczeniowe z terminem płatności określonym na 21 dni od daty wystawienia faktury. Za dzień zapłaty wynagrodzenia przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy.”

6. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną

7. Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Exel najpóźniej w dniu podpisania umowy. Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował następujących danych do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy dla każdego punktu poboru:

         - nazwa i adres firmy;

         - opis punktu poboru;

         - adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina);

         - grupa taryfowa (obecna i nowa);

         - moc umowna;

         - planowane roczne zużycie energii;

         - numer licznika;

         - Operator Systemu Dystrybucyjnego;

         - nazwa dotychczasowego Sprzedawcy;

         - numer aktualnie obowiązującej umowy;

         - data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy;

         - numer ewidencyjny PPE

8. Dot. Pełnomocnictwa – Wykonawca zwraca się z prośbą czy Zamawiający dopuści możliwość udzielania wykonawcy pełnomocnictwa wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę stanowiącego załącznik do niniejszych zapytań.

Odpowiedź Zamawiającego na pytania:

Ad.1. Termin pozostaje bez zmian - Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu rozpoczęcia sprzedaży co jest zawarte w treści SIWZ oraz we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ. Umowa z nowym Sprzedawcą wejdzie w życie nie prędzej niż po skutecznym dopełnieniu wszystkich formalności związanych ze zmianą Sprzedawcy.

Ad.2. Zapis pozostaje bez zmian. Zamawiający oczekuje stałej ceny i dopuszcza jej zmianę zgodnie z zapisami w SIWZ wyłącznie w przypadku ustawowej zmiany podatku VAT i akcyzy.

Ad.3. Zapis pozostaje bez zmian. Zamawiający nie zamierza uchylać się od regulowania należności.

Ad.4. Zamawiający wprowadził proponowany zapis do wzoru umowy.

Ad.5. Zamawiający nie dokonuje modyfikacji zapisów wzoru umowy dotyczących terminów płatności.       

Ad.6. Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną.

Ad.7. Zamawiający przekaże niezbędne dane w formacie Excel.

Ad.8. Wykonawców obowiązuje wzór Pełnomocnictwa zamieszczony w dokumentacji przetargowej.